Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind eine Richtlinie des deutschen Bundesministeriums der Finanzen, die den Umgang mit steuerlich relevanten Daten in Unternehmen regelt. Die GoBD dienen dazu, die Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit von digitalen Geschäftsvorgängen sicherzustellen. Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen jeder Größe relevant, da Verstöße zu steuerrechtlichen Konsequenzen führen können.
Wesentliche Anforderungen der GoBD
- Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Daten müssen vollständig, korrekt und unveränderbar erfasst und gespeichert werden. Das bedeutet, dass alle Buchungen und Aufzeichnungen chronologisch und lückenlos dokumentiert sein müssen. - Unveränderbarkeit
Ein zentrales GoBD-Prinzip ist die Unveränderbarkeit von Dokumenten. Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht mehr nachträglich verändert werden können. Wenn Änderungen nötig sind, müssen diese nachvollziehbar und dokumentiert sein, etwa durch die Verwendung eines Änderungsprotokolls oder einer Revisionshistorie. - Nachvollziehbarkeit und Transparenz
Geschäftsvorfälle müssen jederzeit für Dritte (z. B. Finanzprüfer) verständlich und nachvollziehbar sein. Die Dokumentation sollte so gestaltet sein, dass auch externe Personen ohne weiteres Verständnis von den Prozessen einen vollständigen Überblick erhalten können. - Aufbewahrung und Archivierung
Alle steuerlich relevanten Daten müssen für einen Zeitraum von zehn Jahren sicher aufbewahrt werden. Diese Daten sollten in einem Format vorliegen, das auch nach mehreren Jahren noch lesbar und zugänglich ist. Dazu gehört auch die Sicherstellung, dass technische Systeme regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, um die Datenintegrität zu gewährleisten. - Datenzugriff für Finanzbehörden
Die GoBD regeln den Zugang der Finanzbehörden zu den steuerrelevanten Daten. Unternehmen sind verpflichtet, bei einer Prüfung einen Datenzugriff zu gewähren. Es gibt dabei verschiedene Stufen des Datenzugriffs, von der Einsichtnahme in die Systeme bis hin zur Bereitstellung von Kopien der Datenbestände.


GoBD-konformes Arbeiten in der Praxis
Für ein GoBD-konformes Arbeiten ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Systeme und Prozesse entsprechend den Vorgaben ausrichten. Dazu gehören:
- Elektronische Archivierung: Steuerlich relevante Belege und Dokumente sollten elektronisch archiviert werden, und dies in einer Weise, die Änderungen verhindert. Es ist ratsam, auf spezialisierte Archivsysteme zurückzugreifen, die die GoBD-Vorgaben erfüllen.
- Buchhaltungs- und ERP-Software: Die eingesetzten Systeme für Buchhaltung und Unternehmensführung sollten GoBD-konform sein. Viele Anbieter stellen inzwischen Softwarelösungen bereit, die die GoBD-Anforderungen automatisch umsetzen. Es ist jedoch wichtig, die Software regelmäßig zu aktualisieren und anzupassen.
- Regelmäßige Prüfung und Dokumentation der Arbeitsprozesse: Alle relevanten Arbeitsprozesse sollten dokumentiert und regelmäßig auf GoBD-Konformität geprüft werden. Diese Dokumentation dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit, sondern auch als Nachweis bei einer Steuerprüfung.
- Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter, die mit steuerlich relevanten Daten arbeiten, sollten über die GoBD-Vorgaben informiert und geschult werden. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Richtlinien verstehen und im Arbeitsalltag umsetzen
Vorteile der GoBD-Konformität
Neben der rechtlichen Absicherung bringt ein GoBD-konformes Arbeiten auch zahlreiche Vorteile für das Unternehmen:
Transparenz und Effizienz: Eine klare Dokumentation und transparente Prozesse erleichtern nicht nur die Steuerprüfung, sondern führen auch intern zu einer besseren Übersicht und Steuerung.
Vermeidung von Strafen und Nachzahlungen: Die Einhaltung der GoBD-Anforderungen schützt vor steuerrechtlichen Strafen und Nachzahlungen, die im Falle von Verstößen auftreten könnten.
Zukunftssicherheit: Mit einer GoBD-konformen Arbeitsweise wird die Grundlage für eine rechtssichere und zukunftsfähige Unternehmensführung geschaffen, die auch für künftige steuerrechtliche Anforderungen gerüstet ist.
Fazit
GoBD-konformes Arbeiten ist für Unternehmen in Deutschland ein zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentation. Durch die Einhaltung der GoBD-Anforderungen können Unternehmen nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren. Die Implementierung und Überwachung dieser Standards erfordert eine systematische Herangehensweise und die regelmäßige Anpassung an aktuelle rechtliche Entwicklungen.
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